¿Qué es el proceso administrativo?

Numerosas son las herramientas empresariales que existen para poder conseguir que una compañía vaya por buen rumbo y alcance los objetivos que se ha marcado. Así, entre las más relevantes se encuentran el estudio de mercado y el proceso administrativo.

qué es el proceso administrativo

Precisamente en ese último recurso queremos centrarnos ahora. Lo que pretendemos es explicarte en qué consiste, para qué se utiliza e incluso cuáles son las funciones que engloba en pro de la empresa en cuestión.

De esta manera, tendrás claro que debes tenerlo muy en cuenta a la hora de gestionar y controlar tu negocio.

¿Qué es el proceso administrativo?

Lo primero que tenemos que hacer es descubrir qué es el proceso administrativo. Pues bien, podemos exponer que bajo ese término se engloba un conjunto de actividades que se llevan a cabo con el claro objetivo de aprovechar de la mejor manera los diferentes recursos que tiene una empresa para así poder alcanzar las metas marcadas. Es decir, sirve para cumplir los objetivos fijados y también para cubrir las necesidades que aquella tenga a distintos niveles.

Cuando hablamos de recursos nos estamos refiriendo no solo a los humanos, que son elegidos y controlados desde el pertinente departamento, sino también de los materiales.

Características del proceso administrativo

Una vez que has podido tener claro qué es, llega el momento de que descubras cuáles son las principales características que tiene ese proceso empresarial. En concreto, entre las más significativas están las siguientes:

  • Tiene su origen a comienzos del siglo XX. Y es que fue en el año 1916 cuando el economista turco Henri Fayol (1841 – 1925) vino a presentar lo que definió como proceso correcto de administración.
  • Se define como un proceso universal, en tanto en cuanto se puede llevar a cabo en cualquier tipo de empresa y en el momento que se considere oportuno.
  • De la misma manera, hay que saber que se caracteriza por ser jerárquico, porque en su puesta en marcha es fundamental el respeto a la autoridad empresarial, y también por ser ordenado. Con esto último a lo que nos referimos es a que debe ponerse en marcha siguiendo unas etapas que están claramente delimitadas.
  • No menos relevante es que también es un proceso versátil y complejo, ya que en él no entran en juego únicamente factores relacionados con la administración sino con la psicología, la informática o la ingeniería, por ejemplo.

Fases del proceso administrativo

Para poder entender mejor el proceso administrativo y tal y como hemos mencionado, tenemos que establecer que se compone de dos etapas o fases fundamentalmente:

La fase mecánica

En esta etapa se trata de determinar no solo qué se debe hacer sino también cómo se va a hacer. De ahí que entren en juego lo que es la planificación y la organización.

La fase dinámica

En esta segunda etapa es donde se procede a determinar cómo se está realizando el proceso. Es decir, viene a comprender lo que son las labores de dirección y de control.

dos son las fases del proceso administrativo

Actividades del proceso administrativo

En relación al apartado anterior se encuentra este otro, en el que vamos a analizar en concreto cuáles son las funciones y actividades que vienen a darle forma al mencionado proceso administrativo:

Planificación

Como ya hemos anticipado, con esta labor lo que se pretende es establecer qué se va hacer dentro del citado proceso. Es decir, se debe decidir cuáles son los pasos y labores que llevar a cabo para poder alcanzar el objetivo propuesto, que no es otro que utilizar de la manera más eficaz y efectiva los recursos que se poseen en la empresa.

De la misma manera, con esta fase también se debe dar respuesta a otras cuestiones como son ¿quién va a hacer esas labores y cuándo?, ¿cómo se van a realizar?…

El cuerpo administrativo de la compañía es el que debe encargarse de esta actividad que se desarrollará mediante establecimientos de actividades a ejecutar en distintos plazos, el planteamiento de estrategias o la investigación interna.

Organización

La segunda actividad dentro del proceso administrativo es esta, que consiste básicamente en distribuir y asignar las tareas que se han determinado en la planificación que se van a realizar. De ahí que sea fundamental acometer de la mejor forma el reparto de esas labores a los equipos y profesionales que están más preparados para cada una.

Precisamente por ese motivo se desarrollarán funciones en esta etapa tales como son subdividir las tareas, escoger las distintas potestades administrativas, suministrar los recursos que son necesarios, realizar la selección minuciosa de los empleados para cada labor…

Dirección

Dentro de la llamada fase dinámica existe la actividad de la dirección, que es la tercera parte del proceso administrativo. Un gerente será el “líder” de la misma para poder tomar las decisiones adecuadas en cada momento, para motivar a los empleados, para ayudarles en lo que sea necesario e incluso para solventar cualquier contratiempo.

Además, también será el encargado de mantener una buena comunicación entre las distintas áreas, satisfacer las necesidades de cada grupo o equipo de trabajo, permitir la participación en lo que es la toma de decisiones…

Control

La última actividad incluida dentro del proceso administrativo que nos ocupa es esta, que tiene como función medir los resultados obtenidos para poder conocer a fondo la empresa y para tomar las decisiones sobre cambios que sean necesarios en pro de alcanzar los objetivos marcados.

Con mucha profesionalidad, transparencia y precisión hay que acometer esta labor, que también se encargará de comparar los resultados obtenidos con los que se esperaban.

Ventajas del proceso administrativo

Ahora, después de conocer a fondo lo que es el proceso administrativo, llega el momento preciso de que sepas cuáles son las ventajas que trae consigo llevarlo a cabo. En ese sentido, podemos establecer que entre las más relevantes se hallan las dos siguientes:

  • Permite tener bajo control lo que es la eficiencia y la eficacia de los recursos que tiene una empresa.
  • No menos relevante es que es de gran utilidad a la hora de poder prevenir situaciones que no sean nada favorables para la compañía tanto a corto como a medio o largo plazo.

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